Calculadora del costo del no-show en la agenda de HOF
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El no-show es el paciente que agenda y no aparece, sin avisar con tiempo para que otra persona ocupe el horario. En una clínica de armonización orofacial (HOF), donde buena parte del costo es fijo, cada falta es un horario que costó dinero y no generó ingresos. Esta calculadora convierte tu tasa de faltas en reales por mes y por año, y muestra cuánto se recupera si la tasa baja.
Los valores que aparecen al abrir la página son un ejemplo hipotético. Cámbialos por los números de tu agenda. Nada de lo que escribes sale de tu dispositivo.
¿Qué significa cada campo?
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Citas agendadas por mes | Todos los horarios reservados, de evaluación y de procedimiento. |
| Faltas sin aviso | Porcentaje de los agendados que no vinieron y no avisaron a tiempo. |
| Ingreso promedio por cita | Facturación del mes dividida entre las citas realizadas. Si las faltas son casi todas de evaluaciones gratuitas, usa el valor promedio que esas evaluaciones generan después, o haz la cuenta por separado. |
| Margen de contribución | Lo que sobra de cada real facturado después de producto, insumos, impuestos y comisiones. |
| Faltas después de confirmar o cobrar seña | La tasa que esperas o que ya mediste tras cambiar la regla. |
¿Cuál es la fórmula?
- Faltas por mes = agendados × tasa de faltas.
- Ingreso que no entró = faltas × ingreso promedio.
- Margen perdido = ingreso que no entró × margen de contribución.
- Margen recuperado = (tasa actual menos tasa nueva) × agendados × ingreso promedio × margen.
La cuenta usa el margen, y no el ingreso, porque el producto no usado no es una pérdida: sigue en el stock. Lo que se pierde de verdad es el tiempo del sillón, que no vuelve.
Ejemplo hipotético resuelto
Ejemplo hipotético: 80 citas agendadas por mes, 15% de faltas, ingreso promedio de R$ 1.200,00 y margen de contribución de 50%.
| Resultado | Cuenta | Valor |
|---|---|---|
| Faltas por mes | 80 × 15% | 12 |
| Ingreso que no entró | 12 × 1.200 | R$ 14.400,00 |
| Margen perdido por mes | 14.400 × 50% | R$ 7.200,00 |
| Margen perdido por año | 7.200 × 12 | R$ 86.400,00 |
| Margen recuperado bajando al 7% | 80 × 8% × 1.200 × 50% | R$ 3.840,00 |
¿Qué suele reducir el no-show?
La calculadora no mide el efecto de las acciones. Muestra cuánto vale cada punto porcentual menos, para que decidas cuánto esfuerzo tiene sentido. Las medidas más usadas son:
- Confirmación activa uno o dos días antes, pidiendo respuesta y no solo un aviso.
- Seña que se descuenta del procedimiento, con una regla de reprogramación escrita e informada antes del pago.
- Lista de espera para encajar a quien quiere adelantar su cita cuando alguien cancela.
- Recordatorios en el posprocedimiento, para que el paciente no olvide la revisión. Define las fechas de retorno desde el mismo día del procedimiento.
El paciente que falta a la evaluación muchas veces es el mismo que desaparece después del presupuesto. El seguimiento posconsulta trata ese otro extremo.
¿Cuáles son los límites de la cuenta?
- Supone que el horario vacío no se reaprovechó. Si encajas a otro paciente en parte de las faltas, la pérdida real es menor.
- La falta en una evaluación no pierde ingreso inmediato, pero pierde la oportunidad de cerrar un plan. Para darle valor a esa oportunidad, multiplica el ingreso promedio por tu tasa de aceptación.
- El margen de contribución es un promedio. Si no conoces el tuyo, la calculadora del punto de equilibrio, en esta sección, ayuda a armar el número a partir del ticket y del costo variable.
- Para saber cuánto vale un paciente a lo largo de los años, y no solo en un horario, mira la calculadora de LTV del paciente, también en esta sección.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calcular la tasa de no-show de la clínica?
Divide el número de pacientes que faltaron sin avisar entre el total de citas agendadas en el mismo período y multiplica por 100. Usa al menos un mes de agenda para que el número sea estable.
¿Cuánto cuesta un paciente que falta?
Cuesta el margen que ese horario habría generado, porque los costos fijos siguen iguales. La calculadora multiplica faltas, ingreso promedio y margen de contribución para llegar a ese valor.
¿Cobrar una seña reduce el no-show?
Muchas clínicas usan seña o confirmación activa para reducir las faltas, pero el efecto varía según el público. Mide tu tasa antes y después del cambio y pon el número real en el último campo.