Por quanto tempo guardar fotos no prontuário

Foto de paciente tem ciclo de vida: nasce numa consulta, vive no prontuário e, um dia, precisa ser descartada. A pergunta "por quanto tempo guardar?" parece simples e tem resposta variável, porque depende da natureza do documento, do conselho profissional e da legislação aplicável. Quem a ignora corre dois riscos opostos: apagar cedo demais e perder uma prova, ou guardar para sempre e acumular risco de vazamento.

Esta página organiza o raciocínio. Ela não substitui o parecer do seu conselho nem de um advogado: prazos legais mudam, e você deve conferir as normas vigentes.

Foto faz parte do prontuário?

Depende do uso. Uma foto tirada para documentar o estado do paciente, justificar a conduta e acompanhar a evolução integra, em geral, o prontuário. Já uma foto feita com outra finalidade, como divulgação, tem base legal e consentimento diferentes, e não é prontuário.

Essa distinção importa porque o prontuário tem prazo de guarda definido por regras federais e do conselho, enquanto a foto de divulgação segue o consentimento e a LGPD. Por isso, não misture as duas categorias na mesma pasta. Veja consentimento de imagem para documentação clínica e consentimento separado para divulgação de imagem.

Que prazos costumam ser citados?

A legislação federal e as normas dos conselhos estabelecem prazos mínimos para a guarda de prontuários. Em muitas referências, o prazo de vinte anos a partir do último registro aparece como o mínimo para prontuários em papel, e há regras específicas para o prontuário eletrônico e para a digitalização. Os detalhes, as exceções e as atualizações devem ser conferidos nas normas do seu conselho e na legislação vigente.

Nenhum número desta página substitui a norma. O objetivo é mostrar que há prazos e que o profissional precisa conhecê-los.

Onde guardar durante o prazo?

Guardar por muitos anos pede um local adequado. O ideal é um sistema da clínica ou uma nuvem com controle de acesso, registro de acessos e backup, e não a galeria de um celular. Veja os critérios em nuvem para fotos de pacientes, armazenar fotos de pacientes e backup das fotos clínicas.

Dois pontos de longo prazo merecem atenção: a legibilidade do formato (um formato obsoleto daqui a vinte anos pode ser difícil de abrir) e a continuidade do serviço (a empresa de nuvem pode encerrar). Converta periodicamente para formatos amplamente suportados e confira se a exportação é possível. A escolha de formato está em resolução e formato da foto clínica.

O que fazer ao final do prazo?

Ao fim do prazo legal, a regra geral da LGPD é eliminar o dado quando a finalidade se esgota, salvo hipóteses legais de guarda. Isso exige um procedimento, não um gesto isolado.

1. Identifique as fotos cujo prazo terminou, consultando a data do último registro do prontuário.
2. Confirme que não há razão para manter (processo em andamento, solicitação de autoridade, outra norma).
3. Apague em todos os locais: sistema, nuvem, backups e dispositivos.
4. Registre a data, o critério e quem executou, sem guardar o conteúdo apagado.
5. Revise o procedimento periodicamente.

O mais difícil é apagar de todos os lugares. A foto pode estar no celular, no computador, em e-mails, em mensagens, em backups de sistema e em uma conta antiga. Faça um inventário dos locais onde fotos são guardadas, o que se alinha a galeria do celular e fotos de pacientes.

E quando o paciente pede para apagar?

O paciente tem direitos pela LGPD, entre eles pedir informação sobre o tratamento e, em certas hipóteses, a eliminação. No contexto de saúde, parte do dado precisa ser mantida pelo prazo legal, e parte pode ser eliminada, como fotos de divulgação baseadas apenas em consentimento. A conversa precisa ser clara. Para o detalhamento do fluxo, leia excluir foto de paciente a pedido.

Retenção e o termo de consentimento

O prazo e o local de guarda devem estar claros no termo que o paciente assina. Inclua: a finalidade da foto, onde fica guardada, por quanto tempo e como pedir a retirada de usos que dependem apenas de consentimento. Termos vagos geram conflitos futuros. O consentimento informado deve acompanhar o ciclo de vida da foto, e o texto deve passar por revisão jurídica, conforme as normas do seu conselho.

A LGPD trata imagem facial ligada à saúde como dado sensível, o que reforça o cuidado com acesso e descarte. A síntese das regras para a clínica está em consentimento e LGPD para fotos.

E no Harmy?

No Harmy, as projeções ficam no histórico da conta, com busca por nome e sessões por paciente. O app é uma ferramenta de apoio à consulta e à simulação, e não substitui o seu prontuário nem a guarda das fotos clínicas originais. A exclusão da conta pode ser feita dentro do app. Para pedidos de exclusão de paciente, avalie primeiro o que integra o prontuário e o que é apenas simulação.

A projeção é uma simulação ilustrativa, não promessa de resultado, e não deve ser tratada como registro do estado do paciente. Mantenha o prontuário no seu sistema. O fluxo geral de uso está em histórico e resultado real.

Resumo para a rotina

Separe fotos de prontuário e de divulgação, confira o prazo nas normas do seu conselho e na legislação, guarde em local seguro e com formato legível, e descarte com procedimento e registro. Em caso de dúvida sobre prazo ou exclusão, busque orientação jurídica específica para a sua situação.