DRE simples para clínica de HOF: como montar

Muitos donos de clínica de harmonização orofacial (HOF) sabem quanto faturaram no mês, mas não sabem quanto sobrou. A diferença entre as duas coisas é onde moram as surpresas: o faturamento cresce e o caixa continua apertado, o lucro "some" sem explicação, a retirada do dono vira a parte que fecha a conta. A ferramenta que organiza isso é a DRE (demonstração do resultado do exercício), e uma versão simples cabe numa planilha.

Este guia mostra como montar uma DRE gerencial enxuta com as linhas típicas de HOF, como preencher, como ler e como evitar os erros mais comuns. É um modelo gerencial para tomar decisões, não substitui a contabilidade oficial. Peça ao contador que valide as classificações. Para o conceito, veja DRE e, para o fluxo de entradas e saídas, fluxo de caixa da clínica de HOF.

Qual é a estrutura de uma DRE simples?

O desenho tem sete blocos, sempre na mesma ordem:

A lógica é a de uma escada: cada linha mostra o que sobra depois do que veio antes. Veja o conceito em margem de contribuição.

Quais linhas típicas de HOF incluir?

Adapte à sua clínica, mas estas linhas costumam aparecer:

Receita bruta

• Consultas de avaliação
• Toxina botulínica
• Preenchimentos com ácido hialurônico
• Bioestimuladores
• Fios e outros procedimentos
• Retornos e revisões cobrados
• Venda de produtos de skincare, quando houver
• Outras receitas

Separar por tipo permite ver o que contribui mais. Veja ranking de lucro por procedimento em HOF.

Deduções

• Impostos sobre a nota de serviço. Veja nota fiscal de serviço na clínica de HOF e Simples Nacional para clínica de HOF
• Descontos concedidos (registrados à parte para enxergar o hábito)
• Estornos e reembolsos

Custos variáveis

• Produtos injetáveis usados
• Descartáveis. Veja custo do material descartável por paciente
• Taxas da maquininha. Veja taxa da maquininha
• Comissões de profissionais parceiros. Veja comissão de profissional parceiro
• Perdas e vencimentos de produto

Despesas fixas

• Aluguel e condomínio, energia, água, internet
• Salários e encargos da equipe
• Software de gestão, agenda e prontuário
• Marketing fixo (agência, ferramentas)
• Contador, jurídico, seguros e licenças
• Parcelas e manutenção de equipamentos
• Pró-labore do dono. Veja pró-labore do dono da clínica

Como preencher na prática?

Um roteiro de uma tarde por mês:

1. Exporte as vendas do mês no sistema de gestão ou da planilha de caixa.
2. Classifique cada venda por tipo de serviço. Não precisa ser perfeito, precisa ser consistente.
3. Some as deduções: impostos, descontos concedidos, estornos.
4. Levante os custos variáveis pela compra do mês e pelo consumo. Se o estoque variou muito, ajuste pelo consumo real.
5. Some as despesas fixas com base em extratos e contratos.
6. Calcule margem de contribuição e resultado.
7. Compare com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado.

Competência ou caixa: qual usar?

A DRE gerencial costuma seguir o regime de competência: o serviço prestado entra na receita do mês em que foi feito, ainda que o pagamento seja parcelado. O fluxo de caixa mostra o dinheiro que realmente entra e sai, no dia em que acontece. Em clínicas com muito parcelamento no cartão, a diferença é grande: a receita do mês pode estar alta enquanto o caixa está baixo.

Entenda a diferença em regime de caixa e competência e veja a implicação das parcelas em antecipar recebíveis do cartão na clínica. Pergunte ao contador como tratar parcelas e antecipação na sua DRE.

Como ler a DRE?

Não é preciso ser contador. Cinco perguntas bastam:

Compare sempre os mesmos meses de anos diferentes, por causa da sazonalidade. E acompanhe junto os indicadores da clínica de HOF.

Que erros mais aparecem?

• Usar faturamento como lucro. O faturamento é o topo da escada, o lucro é o fim.
• Não registrar descontos e perder a noção do quanto a clínica abre mão. Veja política de descontos.
• Esquecer despesas anuais, como IPTU, alvará e seguros. Divida por 12 e lance mensalmente.
• Contar produto comprado, não consumido, sem ajustar o estoque.
• Não separar investimentos (compra de equipamento) de despesas do mês.
• Deixar para fazer "quando der". DRE sem rotina mensal deixa de existir.

Como usar a DRE para decidir preço, agenda e investimento?

O número só vale se virar decisão. Três usos práticos, todos com o mesmo método: olhar a linha que mais pesa e perguntar o que pode mudar.

Antes de qualquer investimento grande, como equipamento ou ampliação, simule o efeito na DRE: a nova despesa fixa precisa ser coberta pela margem adicional esperada, com hipóteses conservadoras. Veja a calculadora de retorno do investimento em equipamento.

E se a clínica for pequena e tiver pouco tempo?

Uma versão mínima da DRE cabe em dez linhas e uma hora por mês: receita bruta, descontos, impostos, produtos, descartáveis, taxas, comissões, despesas fixas (somadas), pró-labore e resultado. É menos detalhada, mas suficiente para perceber tendência. Com o tempo, abra as linhas que mais pesam. O importante é manter o mesmo formato mês a mês, porque a comparação vale mais do que a precisão de cada linha.

Uma DRE simples, feita todo mês, vale mais do que um relatório sofisticado feito uma vez. Ela transforma o "acho que está indo bem" em "sei onde estamos", e é o primeiro passo para decisões de preço, agenda e investimento com base em números, em vez de sensação.