Custo da hora clínica em HOF: como calcular

Quando um profissional de harmonização orofacial (HOF) diz "meu preço está baixo", em geral ele está sentindo um problema que não consegue medir: quanto custa uma hora de atendimento. Sem esse número, o preço é intuição, e a intuição tende a esquecer aluguel, equipe, limpeza, sistema, marketing e as horas em que a cadeira fica vazia.

Este guia mostra como calcular o custo da hora clínica, por que dividir pelas horas realmente vendáveis muda tudo e como usar o número na hora de precificar. Para fazer a conta direto, a calculadora de valor da hora clínica automatiza o roteiro. Para ver o assunto do lado da receita, veja receita por hora clínica em HOF.

O que entra no custo da hora clínica?

Entram as despesas que existem mesmo quando ninguém é atendido, as despesas fixas:

O que não entra aqui são os custos variáveis, que só existem quando o atendimento acontece: material descartável, produtos, comissões, taxas de cartão e impostos sobre a venda. Eles entram depois, no preço do procedimento. Veja a diferença em custos fixos e variáveis da clínica de HOF.

Qual é a conta?

A fórmula é simples:

Custo da hora clínica = despesas fixas mensais ÷ horas vendáveis no mês

O erro está no denominador. Muita gente divide pelas horas em que a porta fica aberta. As horas vendáveis são menores, e o cálculo correto parte delas.

Como chegar às horas vendáveis?

1. Horas de funcionamento no mês (dias úteis × horas por dia).
2. Menos: horas sem profissional disponível, férias, congressos, reuniões e treinamentos.
3. Menos: tempo de preparo, limpeza de sala e tarefas administrativas que não geram cobrança.
4. Menos: buracos de agenda e faltas esperadas, medidos na sua taxa de ocupação.
5. O resultado é a quantidade de horas em que há realmente um paciente na cadeira gerando receita.

Como a ocupação muda o custo?

Para as mesmas despesas fixas, cada ponto de ocupação a mais reduz o custo por hora. Veja o raciocínio num exemplo marcado como hipotético, com despesas fixas de R$ 20.000,00 por mês e 160 horas disponíveis:

Esse é o argumento mais forte para tratar agenda como ativo: preencher horários vazios muda o custo mais do que cortar despesa. A parte de ocupação está em taxa de ocupação da agenda e agenda da clínica de HOF. A hora ociosa tem nome técnico: capacidade ociosa.

Como usar o custo da hora no preço?

Com o custo da hora, o preço de um procedimento ganha uma estrutura:

1. Tempo de cadeira: duração do atendimento (incluindo preparo e orientação) × custo da hora.
2. Material: o que foi usado, conforme custo do material descartável por paciente e o custo do produto.
3. Taxas e impostos: cartão, nota fiscal e tributos. Veja taxa da maquininha no preço do procedimento.
4. Margem: o que sobra para a clínica crescer. Veja margem de lucro em HOF.
5. Preço mínimo: soma dos itens acima. Qualquer valor abaixo disso gera prejuízo.

A calculadora de preço mínimo por procedimento e a calculadora de preço por ml e margem fazem essa soma. Para o raciocínio por volume, veja precificação por ml. E para quem prefere precificar pelo tempo de atendimento, há o texto sobre precificar por tempo de cadeira.

Que armadilhas aparecem nessa conta?

• Esquecer o seu próprio trabalho. Sem pró-labore no custo, a clínica parece ter lucro que na verdade é salário.
• Ignorar a depreciação de equipamentos caros.
• Usar o mês forte como se fosse o mês médio. Calcule com uma média de 12 meses. Veja sazonalidade da clínica de HOF.
• Não separar procedimentos longos e curtos. Um atendimento de 30 minutos e um de 90 consomem valores diferentes de hora.
• Aplicar a mesma margem a tudo. Alguns procedimentos aguentam mais margem que outros, o que aparece em ranking de lucro por procedimento.
• Copiar o preço do vizinho. O custo da outra clínica é diferente do seu, e preços de terceiros não são parâmetro confiável.

Como manter o número atualizado?

Refaça o cálculo a cada trimestre ou quando mudar algo grande: aluguel, equipe, horário, equipamento. Registre as horas vendáveis reais em planilha simples e compare com o plano. O DRE simples para clínica de HOF ajuda a ver, mês a mês, se o custo planejado é o custo real.

E se o preço calculado ficar acima do que o mercado local aceita?

É a situação mais comum e a que mais exige honestidade. Se o preço mínimo passa do que seus pacientes costumam pagar, o problema está em um destes pontos, e cada um tem uma resposta diferente:

Cortar preço abaixo do mínimo é financiar o paciente com o dinheiro da clínica. Se a conta não fecha, o caminho é mudar a conta, não esconder o número.

Quanto custa uma hora de cada profissional?

Quando há mais de um profissional, a divisão por hora precisa respeitar quem usa o quê. Duas abordagens:

• Custo por sala: divide as despesas pelas horas vendáveis da sala, independentemente de quem atende. Funciona bem em clínicas com revezamento. Veja a calculadora de rateio de sala por turno.
• Custo por profissional: soma as despesas diretas do profissional (remuneração, comissão, materiais próprios) ao rateio da estrutura comum.

Em profissionais parceiros, o custo da hora entra na discussão do repasse. Veja comissão de profissional parceiro e repasse de sala alugada.

Conhecer o custo da hora não obriga a cobrar mais: obriga a decidir com informação. A clínica que sabe quanto custa uma hora toma melhores decisões sobre preço, agenda e quanto descontar sem trair a própria margem.