LGPD no prontuário e nas fotos da clínica de HOF

Prontuário e fotos são o material mais valioso e mais sensível de uma clínica de harmonização orofacial (HOF). Valioso porque sustentam o atendimento, o planejamento e a defesa do profissional. Sensível porque revelam saúde, rosto e, muitas vezes, intimidade do paciente. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trata esse tipo de informação com atenção especial, e a clínica que não se organiza corre risco de vazamento, de reclamação e de perder a confiança do paciente.

Este guia traz o essencial de LGPD aplicado ao prontuário e às fotos: o que é dado sensível, em que base legal o tratamento se apoia, quem deve ter acesso, como guardar e descartar, e como responder ao paciente. É orientação geral, não parecer jurídico: a aplicação ao seu caso deve ser confirmada com assessoria especializada e com as normas do seu conselho.

O que a LGPD considera dado sensível?

Informações sobre saúde são dados pessoais sensíveis. O prontuário, a anamnese, as queixas, os medicamentos em uso, as alergias e os registros de procedimento entram aí. A foto do rosto de um paciente em atendimento de saúde costuma ser tratada com o mesmo cuidado, porque revela a condição clínica e identifica a pessoa. Quando o rosto serve para identificar alguém automaticamente, pode ainda ser dado biométrico facial.

Na prática, isso significa três cuidados: finalidade clara (para que o dado é usado), necessidade (só o que é preciso) e segurança (quem acessa e como é protegido). Veja consentimento e LGPD para fotos.

Em que o tratamento se apoia?

A LGPD exige uma base legal para tratar dados. Em clínica, as mais comuns costumam ser:

Cuidado com a confusão mais comum: o consentimento para o procedimento (consentimento informado) não é o consentimento para divulgar a imagem. São documentos diferentes, com finalidades diferentes. Veja o modelo de termo de uso de imagem do paciente.

Quem deve ter acesso?

O princípio é o do menor privilégio: cada pessoa acessa só o que precisa para trabalhar. Na prática:

• O profissional responsável vê o prontuário completo dos seus pacientes.
• A recepção vê dados de agenda e de contato, mas não necessariamente o histórico clínico e as fotos.
• Terceiros (contador, empresa de TI, marketing) não devem ver prontuário nem foto.
• Estagiários e novos funcionários acessam só o necessário, depois de treinados e de assinar compromisso de confidencialidade.

Defina uma regra simples, por escrito, e revise quando a equipe mudar. Veja delegar tarefas na clínica de HOF e contratar recepcionista.

Onde e como guardar

Prontuário

Em papel: armário com chave, em sala de acesso controlado. Em sistema: login individual, senha forte, cópia de segurança e registro de quem acessou. Evite planilhas soltas e cadernos pessoais.

Fotos

Fotos clínicas devem ficar em local controlado pela clínica, vinculadas ao prontuário e nomeadas de forma que não exponha o paciente fora do sistema. Evite deixá-las na galeria do celular pessoal, em grupos de WhatsApp e em pastas compartilhadas sem senha. Veja enviar foto do paciente por WhatsApp e LGPD e checklist de fotos padronizadas.

Segurança básica

• Senha em celulares, computadores e sistemas.
• Cópia de segurança em local protegido.
• Atualização de software.
• Cuidado com redes de Wi-Fi abertas ao enviar dados.
• Treinamento rápido da equipe sobre golpes de phishing.

Guarda e descarte

A clínica não deve guardar para sempre nem apagar por conta própria. Os prazos de guarda do prontuário são definidos por normas legais e dos conselhos, e podem variar conforme a profissão e o tipo de registro. O caminho seguro:

1. Descobrir o prazo aplicável à sua profissão e ao seu tipo de documento (consulte seu conselho e sua assessoria).
2. Registrar esse prazo na política de retenção da clínica.
3. Ao final do prazo, descartar de forma segura (destruição de papel, exclusão definitiva em sistema e em backups).
4. Registrar o descarte, sem expor o conteúdo.

Fotos que não fazem parte do prontuário, como imagens para divulgação com consentimento, devem ser descartadas quando o consentimento terminar ou for retirado. Veja descarte de fotos e dados do paciente.

Direitos do paciente

A LGPD dá ao titular direitos como confirmar que há tratamento, acessar os dados, corrigir o que está errado, pedir informações sobre compartilhamento e, em certas situações, pedir eliminação. Nem todo pedido pode ser atendido integralmente: dados que a clínica deve manter por obrigação legal permanecem, e a resposta deve explicar isso.

Tenha um caminho claro: um canal (e-mail ou formulário) para receber o pedido, um responsável, um prazo interno para responder e um registro do atendimento. Veja encarregado de dados LGPD na clínica.

Incidente: o que fazer se vazar

Perda de celular com fotos, e-mail enviado para a pessoa errada, sistema invadido: tudo isso pode ser incidente de segurança. Tenha um plano simples:

1. Conter (trocar senhas, desativar acessos, localizar o dispositivo).
2. Avaliar o que foi exposto e quem foi afetado.
3. Registrar o ocorrido.
4. Avaliar com assessoria jurídica a necessidade de comunicar o paciente e a autoridade, conforme a lei.
5. Corrigir a causa e treinar a equipe.

Quanto antes a clínica reagir, menor o dano. Evitar o incidente continua sendo melhor do que remediar.

Erros comuns

• Achar que o termo de consentimento do procedimento cobre divulgação de imagem.
• Guardar fotos no celular pessoal, sem senha.
• Enviar prontuário ou foto por canal não protegido.
• Dar acesso total a toda a equipe.
• Apagar ou guardar tudo sem política.
• Não ter canal para o paciente exercer seus direitos.
• Postar foto de paciente sem autorização específica por escrito.

Como o Harmy entra nisso

No Harmy, o profissional dá o aceite no app antes do envio da foto a uma IA de terceiros. Os contornos do rosto são calculados no aparelho e não são guardados. As rotas públicas do link do paciente não devolvem o nome do paciente. A conta tem exclusão dentro do app. Isso não substitui a política de LGPD da clínica: prontuário, consentimento do paciente, guarda e descarte continuam sendo responsabilidade do profissional.

Resumo

Trate prontuário e fotos como dado sensível: finalidade clara, base legal revisada, acesso restrito, guarda e descarte por política escrita, e consentimento separado para divulgação e para IA. Treine a equipe, tenha um plano para incidentes e responda ao paciente com transparência.