Planilha financeira da clínica de HOF: o que registrar
Ficha rápida
- Abas mínimas
- Entradas, saídas, recebíveis e resumo mensal
- Regra de ouro
- Lançar no dia, com a mesma categoria sempre
- Separação
- Conta da clínica separada da conta pessoal
- Apoio
- Contador define imposto e enquadramento
Muita clínica de HOF cresce com o financeiro na cabeça do dono, no extrato do banco e em um caderno. Funciona enquanto o volume é pequeno. Depois vem o mês em que o caixa aperta sem explicação, o contador pede um relatório e ninguém sabe qual procedimento deu lucro. A solução não precisa ser cara: uma planilha financeira bem desenhada resolve a maior parte do problema, se for usada com disciplina.
Este guia indica as abas, as colunas mínimas, a rotina de lançamento e os erros mais comuns. Não é orientação contábil ou tributária. Impostos, enquadramento e obrigações acessórias são com o contador.
Princípios antes das colunas
Três regras sustentam qualquer planilha financeira:
- Lançar no dia. Dado lançado uma semana depois já veio com falha de memória.
- Categorias fixas. Se uma despesa é "material" num dia e "insumo" no outro, o relatório não serve.
- Conta separada. Dinheiro da clínica e dinheiro pessoal em contas diferentes. Veja separar conta pessoal e da clínica.
O quarto princípio é implícito: a planilha é um meio. O objetivo é decidir melhor, e para isso o relatório precisa responder perguntas do tipo "quanto entrou", "quanto saiu", "quanto vem aí" e "quanto sobrou".
As quatro abas
| Aba | Para que serve |
|---|---|
| Entradas | Tudo o que a clínica recebeu |
| Saídas | Tudo o que a clínica pagou |
| Recebíveis | O que ainda vai entrar (parcelas) |
| Resumo | Visão do mês em poucos números |
Aba 1: Entradas
Cada linha é um recebimento. Colunas mínimas:
| Coluna | Observação |
|---|---|
| Data do recebimento | Quando o dinheiro entrou na conta |
| Data do atendimento | Quando o serviço foi feito (útil para competência) |
| Paciente (código ou iniciais) | Evite nome completo na planilha compartilhada |
| Procedimento ou categoria | Lista fechada |
| Forma de pagamento | Pix, dinheiro, débito, crédito, boleto |
| Valor bruto | O que foi cobrado |
| Taxa da operadora | Desconto da maquininha, se houver |
| Valor líquido | O que de fato entrou |
| Origem do paciente | Ligação com o marketing |
A coluna de taxa mostra o custo real do cartão. Veja taxa da maquininha no preço do procedimento e o verbete taxa da maquininha. Sem separar bruto e líquido, a margem parece maior do que é.
Aba 2: Saídas
Cada linha é um pagamento. Colunas mínimas:
| Coluna | Observação |
|---|---|
| Data de pagamento | Quando saiu |
| Data de vencimento | Quando venceria |
| Fornecedor ou favorecido | Quem recebeu |
| Categoria | Lista fechada, como a abaixo |
| Descrição curta | O que foi |
| Valor | Valor pago |
| Tipo | Fixo ou variável |
| Forma de pagamento | Pix, boleto, cartão |
Categorias sugeridas, ajustáveis ao seu caso: aluguel e condomínio; energia, água e internet; salários e encargos; pró-labore; material e insumos; produtos injetáveis; descartáveis e biossegurança; marketing; software e sistemas; impostos; contabilidade; taxas bancárias; manutenção e equipamentos; formação; outros. A separação entre fixo e variável é fundamental. Veja custos fixos e variáveis da clínica de HOF.
A retirada do dono não é lucro nem despesa qualquer. Registre o pró-labore em categoria própria, e a retirada de lucros separada, conforme orientação do contador. Veja pró-labore do dono da clínica.
Aba 3: Recebíveis
É a aba que mais faz falta e menos aparece nas planilhas caseiras. Cada linha é uma parcela futura:
| Coluna | Observação |
|---|---|
| Paciente (código) | Mesma codificação da aba Entradas |
| Procedimento | Mesma categoria |
| Forma | Cartão parcelado, boleto, Pix agendado |
| Nº da parcela | Ex.: 3 de 6 |
| Data prevista | Quando deve entrar |
| Valor previsto | Valor líquido esperado |
| Situação | A receber, recebido, atrasado |
Com ela, você sabe quanto vai entrar nos próximos 30, 60 e 90 dias, e consegue evitar decisões baseadas no saldo do dia. Para acompanhar atrasos, veja inadimplência na clínica de HOF e cobrar paciente em atraso com ética. Se houver antecipação, veja antecipar recebíveis do cartão.
Aba 4: Resumo mensal
Uma única aba que puxa os totais por fórmula, com poucas linhas:
| Linha | Cálculo |
|---|---|
| Entradas brutas | Soma da coluna bruta |
| Taxas de operadora | Soma das taxas |
| Entradas líquidas | Brutas menos taxas |
| Saídas variáveis | Soma das saídas variáveis |
| Saídas fixas | Soma das saídas fixas |
| Resultado do mês | Líquidas menos variáveis e fixas |
| Recebíveis nos próximos 30 dias | Soma da aba Recebíveis |
| Saldo em conta | Conferência com o extrato |
Exemplo hipotético de leitura: entradas líquidas de R$ 52.000,00, saídas variáveis de R$ 14.000,00 e saídas fixas de R$ 26.000,00 resultam em R$ 12.000,00 no mês. Depois olhe os recebíveis: se há R$ 30.000,00 a receber no mês seguinte e contas de R$ 38.000,00 a pagar, o resultado positivo pode esconder um aperto. Para o passo seguinte, veja fluxo de caixa da clínica de HOF e DRE simples.
Caixa e competência: duas leituras do mesmo mês
O regime de caixa e de competência responde a perguntas diferentes. Caixa é o dinheiro que entrou e saiu no mês. Competência é o que foi gerado no mês, mesmo que receba depois. A planilha acima tem as duas datas (recebimento e atendimento) justamente para permitir ambas as leituras. Deixe o enquadramento formal com o contador, mas use as duas visões na gestão.
Rotina de lançamento
Quem lança? Se a recepção lança entradas e o dono lança saídas, ótimo, desde que haja uma única planilha e uma só pessoa responsável pela conferência. Duas planilhas paralelas são fonte garantida de divergência.
Erros que distorcem o caixa
Misturar bruto e líquido. O valor cobrado não é o valor recebido. Sem separar taxa, a margem parece maior.
Esquecer o parcelado. Venda parcelada em 6 vezes entra como R$ 6.000,00 no dia, mas o dinheiro chega ao longo de meses. Sem aba de recebíveis, o mês parece mais forte do que o caixa.
Lançar despesa pessoal na clínica. Corrói a leitura de lucro e pode gerar problema fiscal.
Não registrar descontos. Se o valor lançado é o da tabela e o recebido foi menor, o relatório mente. Veja política de descontos da clínica de HOF.
Fechar o mês sem conferir o extrato. Um lançamento esquecido se acumula e vira diferença que ninguém explica.
Ligando a planilha ao dia a dia clínico
Para saber qual procedimento dá mais retorno, a coluna de categoria da aba Entradas precisa bater com os procedimentos que você realmente faz. Outra ligação útil é com o orçamento. Se a clínica usa o Harmy para apresentar o plano, o orçamento em PDF traz valor por ml por região, desconto, validade e observações, e a tabela de preços pode ser salva em Minha clínica. Isso ajuda a manter o valor orçado igual ao valor lançado, reduzindo diferenças na planilha.
Quando migrar para um sistema
A planilha tem teto. Considere migrar para um sistema quando houver várias pessoas lançando ao mesmo tempo, necessidade de emitir nota fiscal integrada, muitos parcelamentos ou desejo de relatórios automáticos. Veja software de gestão para clínica de HOF. Mesmo assim, entender a estrutura da planilha ajuda a escolher bem e a conferir o que o sistema mostra.
Perguntas frequentes
Qual a planilha financeira mínima para uma clínica de HOF?
Quatro abas bastam: entradas, saídas, recebíveis (parcelas a receber) e um resumo mensal. O essencial é lançar todo dia, com categorias fixas.
Posso usar uma planilha em vez de um sistema de gestão?
Pode, principalmente no início. Quando o volume de lançamentos cresce ou há várias pessoas mexendo, um software de gestão reduz erro. Veja a página sobre software de gestão.
O que são recebíveis e por que registrar?
São valores que a clínica ainda vai receber, como parcelas de cartão e boletos. Registrá-los mostra o dinheiro que vai entrar e evita decisões baseadas apenas no saldo do dia.
A planilha substitui o contador?
Não. Ela organiza a informação, mas impostos, enquadramento e obrigações são com o contador.